Dlaczego płaci się za napisanie wniosku o dotację?

Dotacje to dość popularny sposób na pozyskiwanie dodatkowego kapitału, jednakże ponad 90% potencjalnych klientów, to firmy, które nigdy z takiej formy finansowania nie korzystały. Przeważnie takie osoby mają największe wątpliwości odnośnie tego, dlaczego mają zapłacić firmie konsultingowej wynagrodzenie, jeżeli nie dostali oni jeszcze dotacji i nie ma pewności, że ją dostaną.

Firmy zajmujące się opracowywaniem wniosków zazwyczaj stosują model płatności, w którym występuje opłata za napisanie wniosku i premia po przyznaniu dofinansowania (tzw. success fee). O wiele rzadziej występuje opłata tylko w przypadku sukcesu. Dlaczego? Ponieważ nawet bardzo dobrze napisana dokumentacja konkursowa nie daje 100% szans na otrzymanie dotacji, co dla wielu przedsiębiorców może być zaskoczeniem, ale niestety taka jest rzeczywistość.

Dlaczego napisanie wniosku o dotację kosztuje?

Pierwszym powodem tego, że wnioski są sporządzane przez firmy konsultingowe za wynagrodzeniem  jest fakt, że we wszystkich naborach rozstrzyganych w trybie konkursowym projekty oceniane są według określonych kryteriów.

Liczba otrzymanych punktów decyduje o tym, na którym miejscu w rankingu znajdzie się projekt, a dofinansowanie otrzymują tylko najlepsze                  czyli te z największą liczbą punktów oraz złożone w terminie.

Wielokrotnie zdarza się, że projekt nie ma możliwości otrzymania 100% punktacji, bo podmiot wnioskujący lub sam projekt nie spełnia warunków pozwalających na ich otrzymanie.

Dlatego przed rozpoczęciem współpracy dokonujemy analizy tego, ile punktów dany projekt może uzyskać a następnie  po zapoznaniu  klienta z naszą oceną jakie ma szanse (jaki % punktacji jest w stanie zdobyć) klient decyduje czy start w naborze ma sens oraz ustalane są warunki współpracy.

Jeżeli projekt ma niewiele szans na uzyskanie punktów to odradzamy sięganie po dotacje.

Wtedy klient ma prawo zdecydować, czy zamierza zaryzykować. Nawet gdy szanse są małe, a mimo tego klient decyduje się na złożenie wniosku musi liczyć się z tym, że prawdopodobieństwo otrzymania dotacji jest niskie.

Jednocześnie firma opracowująca taki projekt liczy się z tym, że może nie otrzymać success fee, a wtedy to opłata za napisanie wniosku będzie jej jedynym wynagrodzeniem.

Warto zwrócić uwagę na to, że niezależnie od tego czy projekt ma szanse na uzyskanie 100% punktów, czy np. 50% to firma konsultingowa musi wykonać dokładnie tę samą ilość pracy, a z góry wie, że prawdopodobne końcowe wynagrodzenie będzie znacznie niższe  

Drugim powodem dlaczego napisanie wniosku o dotację kosztuje jest to, że niestety zdarza się, że podobne projekty są różnie oceniane. 

Dzieje się tak, bo projekty oceniane są przez różne osoby (wyznaczone przez instytucje organizujące nabór), a część kryteriów oceny pozwala oceniającym na subiektywną ocenę i to od sprawdzającego wniosek zależy to ile punktów zostanie przyznanych i za co. 

Oceniający projekt mogą również popełnić błędy, które będą skutkowały przyznaniem mniejszej liczby punktów i niewybraniem projektu do dofinansowania. W takie sytuacji składa się protest i po jego pozytywnym rozpatrzeniu wniosek jest oceniany ponownie.

 Niestety nie ma pewności, że po ponownej ocenie środki przeznaczone na dofinansowania w danym naborze będą wystarczające na pokrycie oprotestowanego projektu. 

Są to sytuacje, na które firma pisząca wniosek nie ma wpływu (oczywiście przy założeniu, że wniosek został opracowany poprawnie).

Zdarzają się również sytuacje, kiedy to z winy klienta nie zostaje przyznane dofinansowanie, a firma opracowująca wniosek nie ma na to wpływu i nie ponosi żadnej winy. Przykładem takiej sytuacji może być np. nieprzekazanie lub nieterminowe przekazanie dokumentów, brak środków na realizację projektu, podanie błędnych danych odnośnie statusu firmy, zaleganie z opłaceniem podatków lub ukrycie przed firmą piszącą wniosek pewnych informacji wykluczających beneficjenta z udziału w danym konkursie.

Powyższe to tylko kilka powodów, dla których bardzo rzadko można znaleźć firmę, która opracuje wniosek o dotację tylko na zasadzie success fee 

Jeżeli już uda się znaleźć taką ofertę, to przeważnie będzie ona znacząco droższa, gdyż w cenę wliczona jest opłata za ryzyko. Na zasadzie samego success fee działają najczęściej firmy, które nie mają doświadczenia w pisaniu wniosków lub nie mogą pochwalić się sukcesami w tym zakresie. 

Jak wygląda współpraca z firmami piszącymi wnioski o dotacje unijne?

Firmy mające doświadczenie i osiągnięcia w zakresie pozyskiwania środków unijnych przeważnie stosują model płatności, w którym opłata za napisanie wniosku jest znacznie niższa od success fee. Opłata ta ma na celu pokrycie bieżących kosztów działalności. Jest to opłata za czas poświęcony na przygotowanie projektu. Warto zwrócić uwagę na to, że czas ten nie obejmuje jedynie samego procesu „pisania wniosku”. Firmy takie najczęściej zajmują się najpierw konsultacjami z klientem w zakresie tego jak projekt ma wyglądać, określeniem jego założeń, celów, niejednokrotnie sugerując jakie procesy klient może wprowadzić w swojej firmie, sugerując innowacyjne produkty do wprowadzenia, analizując pozyskane oferty, przygotowując załączniki do wniosku o dofinansowanie, konsultując się z potencjalnymi wykonawcami/dostawcami. 

Na podstawie tych konsultacji firma opracowująca wnioski o dotacje jest w stanie sprawdzić szanse klienta na uzyskanie dotacji. Analizuje wszystkie możliwe do zdobycia punkty dodatkowe i podejmuje z klientem decyzję, czy warto, aby brał udział w wybranym konkursie dotacyjnym

 Firmy piszące wniosek o dotację zajmują się również obsługą wniosku już po jego złożeniu, czyli przygotowywaniem wyjaśnień, uzupełnień, przesyłaniem dodatkowej dokumentacji do oceniających, gdy operatorzy o nie wezwą. Wzywanie przez oceniających do wyjaśnień i uzupełnień jest stałą praktyką.

Zdarza się, że otrzymuje się wezwania do poprawy dokumentów, w których nie ma żadnego błędu, ale jeżeli nie przedstawi się odpowiedzi, w której poinformuje się oceniających, że dane czy dokumenty są poprawne, to projekt może zostać odrzucony z powodu braku odpowiedzi. 

Termin na dosłanie wyjaśnień może wynieść od 2 do 7 dni (w zależności od instytucji organizującej nabór i etapu oceny czas ten może się różnić).

W tym czasie firma pisząca wniosek musi kompleksowo i merytorycznie przygotować odpowiedzi na wątpliwości urzędników. 

Sumarycznie czas przeznaczony przez firmę opracowująca wniosek o dotację bardzo rzadko jest niższy niż 100 godzin, a niejednokrotnie wynosi kilkaset godzin i wymaga pracy i zaangażowania kilku osób. Ponadto należy wziąć również pod uwagę, że czas od złożenia wniosku o dotację unijną do uzyskania informacji o wynikach naboru wynosi przeważnie ok. 6-8 miesięcy, a czasem i dłużej.